01
Termine
Termine buchen, ändern oder absagen – bei vorhandener Integration auch über ein gemeinsames Kalenderkonzept.
ZELARUNO für Arztpraxen
Mehr Zeit für Patienten. Weniger Unterbrechungen am Empfang.
Der virtuelle KI-Mitarbeiter nimmt organisatorische Patientenanrufe entgegen, koordiniert Termine und hält Ihr Praxisteam bei wiederkehrenden Anliegen frei.
Deutsch & RussischRegelbasierte WeiterleitungPflegbare Praxisinformationen
Bestehende Telefonie
Ihre bekannte Praxisnummer kann bleiben
Wenn Ihre Telefonanlage oder Ihr Anbieter eine geeignete SIP-Anbindung oder Weiterleitung unterstützt, kann ZELARUNO hinter Ihrer bestehenden Praxisrufnummer arbeiten.
Welche Anbindung möglich ist, wird anhand Ihrer vorhandenen Telefonie geprüft. Eine universelle Rufnummernübernahme wird nicht vorausgesetzt.
Patientenservice
Organisatorische Anliegen strukturiert bearbeiten
Die Abläufe werden an die Arbeitsweise, Zuständigkeiten und Informationen Ihrer Praxis angepasst.
02
Blutabnahme & Labor
Anfragen zu Blutabnahmen und Laborterminen nach den organisatorischen Vorgaben der Praxis bearbeiten.
03
Rezepte & Überweisungen
Wiederholungsrezeptanfragen und Überweisungswünsche strukturiert aufnehmen und an das Team übergeben.
04
Praxisinformationen
Öffnungszeiten, Urlaub und Informationen zur Vertretung anhand der gepflegten Angaben nennen.
05
Historie & Zusammenfassungen
Gesprächshistorie und kompakte Zusammenfassungen unterstützen die anschließende Bearbeitung durch das Praxisteam.
06
Bekannte Nummern weiterleiten
Bekannte Rufnummern, etwa von Labor, Krankenhaus oder Apotheke, können regelbasiert direkt an Mitarbeiter geleitet werden.
Beispielgespräch
So kann ein typischer Patientenanruf ablaufen
Das Beispiel zeigt einen rein organisatorischen Ablauf bei vorhandener technischer Terminverbindung.
Patient
„Guten Tag, ich möchte einen Termin zur Blutabnahme.“
ZELARUNO
„Gerne. Ich prüfe die verfügbaren Zeiten.“
1
Terminart erkennen
Das Anliegen wird als Termin zur Blutabnahme eingeordnet.
2
Termin prüfen
Ein verfügbarer Termin wird geprüft, sofern eine Kalenderintegration vorhanden ist.
3
Termin bestätigen
Der ausgewählte Termin wird nach den konfigurierten Buchungsregeln bestätigt.
4
Kurz dokumentieren
Das Gespräch und sein organisatorisches Ergebnis werden kurz dokumentiert.
Verfügbarkeit setzt eine konfigurierte Kalenderintegration vorausFreie Zeiten können nur geprüft und Termine nur direkt gebucht werden, wenn das verwendete Kalender- oder Praxissystem entsprechend integriert und konfiguriert ist.
Praxisorganisation
Aktuelle Informationen, klare Zuständigkeiten
Berechtigte Praxismitarbeiter können betriebliche Informationen wie Öffnungszeiten, Urlaub und Vertretung pflegen.
- Deutsch und Russisch zunächst verfügbar
- Konzept um weitere Sprachen erweiterbar
- Gemeinsame Terminansicht bei technischer Kalenderintegration
- Übergabe nach den Regeln und Zuständigkeiten der Praxis
Vorbereitung
Was benötigen wir von Ihrer Praxis?
Damit ZELARUNO organisatorische Anfragen passend bearbeiten kann, werden die freigegebenen Informationen und Regeln gemeinsam festgelegt.
Praxisinformationen
- Öffnungs- und Sprechzeiten
- Urlaub und Vertretungsregelungen
- Terminarten, Dauer und Buchungsregeln
- Freigegebene organisatorische Antworten
Systeme und Übergaben
- Regeln für Rezept- und Überweisungsanfragen
- Verwendete Termin- und Praxissoftware
- Wichtige Rufnummern wie Labor, Krankenhaus oder Apotheke
- Regeln, wann an einen Mitarbeiter übergeben wird
Klare medizinische Grenze
Keine Diagnose und keine medizinische Entscheidung
Der KI-Mitarbeiter übernimmt ausschließlich organisatorische Aufgaben. Er stellt keine Diagnosen, gibt keine eigenständigen medizinischen Empfehlungen und trifft keine medizinischen Entscheidungen.
Bei medizinisch dringenden oder unklaren Anliegen folgt ZELARUNO ausschließlich dem von der Praxis festgelegten Übergabe- oder Hinweisverfahren.
Rufnummer automatisch verfügbar, wenn übertragenWenn die Rufnummer vom Telefonnetz übermittelt wird, steht sie automatisch zur Verfügung. Nach einer Telefonnummer wird nur gefragt, wenn keine Caller ID vorliegt oder eine andere Rückrufnummer gewünscht ist.
FAQ für Praxen
Wichtige Fragen vor der Einrichtung
Kann der KI-Mitarbeiter medizinische Fragen beantworten?
Nein. Er ist ausschließlich für organisatorische Aufgaben vorgesehen und trifft keine medizinischen Entscheidungen.
Kann der Praxiskalender gemeinsam genutzt werden?
Ein gemeinsames Terminkonzept ist möglich, wenn das verwendete Kalender- oder Praxissystem technisch integriert werden kann.
Wie gelangen dringende organisatorische Anliegen zum Team?
Weiterleitungen und Eskalationen werden vorab anhand der Zuständigkeiten und telefonischen Möglichkeiten der Praxis festgelegt.
Telefonorganisation passend zu Ihrer Praxis
Besprechen Sie mit uns Ihre Anrufarten, Zuständigkeiten und technischen Voraussetzungen.